Microsoft 「Dynamics 365」の導入効果を高めるTDBデータ連携

2021.03.03

＜ウェビナーレポート＞

マイクロソフト社のMicrosoft Dynamics365（以下Dynamics）はERP、CRMの両方の機能を備えたクラウドサービスで、部署単位でバラバラに管理されていた顧客情報の一元化や、企業内のあらゆる部門で情報の共有や活用ができるようになります。また、Microsoft Officeとの連携や、スマートフォンやタブレットからのアクセス、実際の業務に合わせて容易に使用設定できることから、世界約40ヵ国で4,000社以上の企業、440万人以上のユーザーに利用されているサービスです。このDynamicsとTDBが提供するクラウド型顧客管理サービス「DataDrive BasicCloud」を連携モジュールとして利用することで、企業概要データベース「COSMOS2」のシームレスな検索、取得が可能となります。ウェビナーでは、データ連携の概要とデータ取得のデモンストレーションやシステムデータ連携を行う上でポイントとなる顧客マスタ整備のコツについて説明しました。

■担当講師
営業企画部東日本営業企画課　黒澤学

顧客管理における企業データベースCOSMOS2の活用

帝国データバンクが提供する企業概要データベース「COSMOS2」（以下COSMOS2）は、「網羅性」「正確性」「拡張性」を持つ国内最大級の企業情報データベースです。全国全業種の企業情報を収録し、2020年12月時点で147万件を収録し、顧客管理の基礎データや営業開拓や与信管理など様々な用途で利用されています。このCOSMOS2を最大限に利活用するためのクラウドサービスが「DataDrive BasicCloud（以下DataDrive）」です。既存取引先やターゲットリストとしてまとめたCOSMOS2をインポートすることで、インポートした情報の自動更新を実現したり、新規取引先のCOSMOS2を取得する仕組みをもっています。

お客さまからお話を聞くなかで、Dynamicsを利用する際に次のような声がありました。
「顧客マスタが整備されていない」
「顧客情報の更新をオンラインリアルタイムで更新することができないか」
「企業概要データベースCOSMOS2を有効活用したい」

ウェビナーではこれらの課題を解決するため、DataDriveのCOSMOS2取得や更新機能をDynamicsで利用する仕組みとして開発した、Dynamics連携アダプタを紹介しました。

Microsoft Dynamicsでの企業概要データベースCOSMOS2の取得

図１．連携アダプタを活用したデータ連携イメージ

Dynamics連携アダプタは、DataDriveのオンラインリアルタイムでの「データ検索・取得機能」と、データのバッチ処理による「自動更新機能」をアダプタ化したものです。この連携アダプタをDynamicsへインストールすることでDataDriveとの連携が実現し、DataDriveの機能をDynamics側から利用することができるようになります。
連携アダプタをインストールするとDynamicsの中に「DataDrive」というボタンが表示されるようになります。DataDriveの検索画面が利用できるようになり、そこで取得したデータがDynamicsに連携され、新規に顧客レコードを作成、既存情報の更新も実現できます（図１）。

Dynamicsでのデータ連携の活用シーン

図２．ワークフローでの利用イメージ

一つ目が、与信申請のワークフローでの活用です。Dynamicsの機能として申請フローを構築することができ、この機能の中でデータ連携を活用します（図２）。申請開始する際や承認の各段階で、適宜データ連携を使ってTDBの企業概要情報をオンラインで取得、入力することができます。自動入力されることによって、入力負荷やミスを削減することができます。

図３．連携アダプタを活用したデータ更新イメージ

二つ目が企業情報のデータ更新での活用です。DataDriveには、取得済みCOSMOS2の自動更新機能があり、蓄積されたCOSMOS2のメンテナンスに利用できます。月次、四半期、半期、年次といったサイクルで自動的に更新していく機能で、DataDriveで更新されたデータはすべてDynamics側へ自動連携されるため、Dynamics側も同様のサイクルで自動的に企業情報を更新することが可能です（図３）。
企業情報の最新化や情報の蓄積によるモニタリングをはじめ、データ値の変更をアラート化することで企業の変化をとらえる仕組みとしても利用できます。

他システムやデータ連携による広がり

上記のようなDynamicsで企業情報を取得する仕組みとしてだけでなく、ソリューションの中の１機能として考え、他の連携サービスなどと組み合わせることによって、利用シーンは無限大になります。
Sansanのような名刺管理ソフトと連携することで、Dynamicsの中で企業情報と名刺情報の両方を連携させた管理が可能になります。また、Tableauのようなデータ解析ツールと連携すれば、TDBが提供する企業情報と自社独自の情報を組み合わせた分析・解析がDynamicsの中で実現できるようになります。
アダプタ単体の機能としては単に企業情報を取得するものですが、Dynamicsのほかの情報と組み合わせることで幅広い利用可能性があります。

顧客マスタ整備の課題

ウェビナーでご紹介したシステム間でのデータ連携は、顧客管理やデータ分析を進める上で非常に有用ですが、一方でその難しさを実感されている方も多くいらっしゃいます。弊社が2020年7月に約3,000社から回答をいただいた『顧客管理実態に関するアンケート』（※「3,000人の声からみるwithコロナ時代の顧客管理実態」に詳細を掲載）では、顧客情報を活用する上での課題として『外部データベースとの連携』が最も多く、半数以上の回答者が選択していました。自社データと外部情報との連携が進んでいないことが読み取れます。Dynamicsの機能を最大限に利用するため、外部データや複数のシステム、自社情報との連携が欠かせません。ウェビナーでは、Dynamicsなどでデータ連携をスムーズに進めるために必要な、顧客マスタ整備のポイントについてもお話ししました。

※「3,000人の声からみるwithコロナ時代の顧客管理実態」はこちら
https://www.tdb-college.com/column/?id=1600408512-634905

外部情報を活用するためには、自社管理コードと外部データのコードを紐づける、いわゆる「マッチング」や「名寄せ」という工程が必要です。この工程を進めていくにあたって、ウェビナーでは、データとシステムの二つの観点で注意すべきポイントをお伝えしました。

＜データの観点＞
・顧客の重複データ発生
・登録データの陳腐化
・顧客データの誤登録

顧客マスタ整備をしていく上で、顧客マスタ整備をしていくうえで、情報を一元管理し、一定のサイクルでデータを更新、きれいにし続けるために、入力を簡素化させることが重要です。

＜システムの観点＞
・見えない不整合
・エクセルの自動補正
・文字コード

目では確認できないスペース、空白（ゼロ幅スペース、ノーブレークスペース）など、見えているものとシステム上異なる登録になっているものがあります。また、エクセルの自動補正機能によって、意図したデータと差異がおきてしまうこともあります。また、システムによって異なる文字コードが使用されている場合もあります。

外部データとの連携にあたってこれらのポイントを念頭に置きマスタ整備を進めていく必要があります。その一方で、システム連携によるデータ取得をうまく活用することで、入力コストを最小限にしたデータの更新サイクルを作ることが可能になります。

お客さまのシステムと帝国データバンクのデータベースをシームレスに連携

DX推進が叫ばれる中、今後情報のデジタル化や顧客情報の一元化も必須といえます。
ウェビナーで紹介したDataDriveのDynamics連携アダプタは、お客さまのシステムから直接、全国全業種の企業情報が収録された帝国データバンクのデータベースを検索して、必要な情報をリアルタイムで取得し、システムを常に最新の情報に保つことができます。
Dynamics連携の他にも弊社の「COSMOSNET APIサービス」では、各種システム連携により、お客さまの情報のデジタル化をサポートいたします。
自社システムとの連携やシステムリプレイスに際してのマスタ整備など顧客情報管理でお困りのことがあれば、お気軽に弊社までご相談ください。

※Dynamics CRM は、米国 Microsoft Corporation の、米国、日本およびその他の国における登録商標または商標です